GESTIONE DELLE FATTURE ATTIVE - LA TRASMISSIONE
Tutte le fatture emesse dall'officina sono facilmente visibili in forma tabellare, vedi foto in alto. I colori di visualizzazione di ogni fattura sono differenti a secondo dell'importo incassato:
bianco, nessun incasso
giallo, fattura con acconto
verde, fattura completamente incassata
Ad ogni fattura è associato il relativo file XML (fattura elettronica) e il suo status SDI. L'invio delle fatture all'Agenzia dell'Entrate avverrà in automatico ogni volta che si fa clic sul pulsante XML -> trasmetti le fatture selezionate.
Anche le notifiche che l'Agenzia dell'entrate invia verranno importate automaticamente. Esse modificheranno lo STATUS SDI (vedi la relativa colonna). La colonna ci informa se la fattura è stata ricevuta RC, oppure se c'è stata una mancata consegna MC, uno scarto NS, ecc...
Mentre la ristampa della copia cartacea di cortesia potrà essere fatta sempre, la modifica di una fattura già emessa potrà avvenire solo se non trasmessa all'Agenzia delle Entrate.
All'interno di una fattura potranno essere registrati ricambi, manodopera, spese varie. Tutti i ricambi potranno essere importati dal magazzino, ma si possono immettere anche ricambi fuori magazzino.
Quando si emette una fattura il programma genera sia quella cartacea (fattura di cortesia) che quella elettronica nel formato XML. Il file XML potrà essere visualizzato tramite il foglio di stile di MODULA3 o AssoSoftware. La copia in PDF (fattura di cortesia) potrà essere stampata o inviata direttamente nella mail del cliente.
Con il programma è possibile emettere anche ricevute fiscali, la procedura e del tutto simile alla fatturazione, in questo caso non verrà generato nessun file XML, ma verrà stampata su fogli intestati e numerati fiscalmente.
LA FATTURAZIONE PASSIVA - RICEVIMENTO DOCUMENTI DI ACQUISTO
Premessa
Il vostro fornitore emette una fattura nei vostri confronti. Ecco cosa succede. Il fornitore invia la fattura al suo portale di conservazione, qui viene firmata digitalmente quindi inviata all'Agenzia delle Entrate. Qui viene controllata e se tutto ok viene memorizzata nel cassetto fatture e corrispettivi sia del fornitore che vostro. Quindi lo SDI invia una copia al vostro portale di conservazione, indirizzo telematico TULUSRB, inoltre invia una notifica di trasmissione al vostro fornitore. Il vostro portale di conservazione mette a nostra disposizione il file XML della fattura nell'interfaccia di dialogo SDIBOX. Il nostro programma la intercetta automaticamente e la memorizza nell'archivio delle fatture da contabilizzare. Vi avvisa dell'arrivo e voi in qualsiasi momento potete visualizzare la fattura e registrarla automaticamente in prima nota , quindi fare anche il carico di magazzino. Tutti questi passaggi avverranno molto velocemente ed automaticamente. Dopo questa piccola premessa didattica ecco i vari passaggi:
1. ARRIVO DELLA FATTURA
Come indicato sopra, il nostro programma a intervalli di tempo da voi indicati controlla nel SDIBOX (interfaccia di dialogo con il vostro portale di conservazione). Se sono arrivati documenti di acquisto vi avvisa, ecco il messaggio...
Il programma , in questo caso, vi indica che sono arrivate 2 fatture di acquisto, vi da la possibilità di consultare immediatamente l'archivio dei documenti da contabilizzare, oppure consultarlo quando vi farà più comodo.
2. ELENCO DOCUMENTI ACQUISTO DA CONTABILIZZARE
Tutti i documenti d'acquisto (fatture, note debito, note credito), verranno memorizzati automaticamente. Li potete consultare e gestire da una apposita tabella, eccola...
La sua gestione è molto intuitiva. Sono elencati tutti i documenti da contabilizzare. Molte sono le informazioni visualizzate. Sono tutte di immediata comprensione. Si vuole solo ricordare che nella colonna DESCRIZIONE compare non solo la causale di acquisto, ma anche eventuali DDT collegati alla fattura, sarà sufficiente fermare il cursore del mouse sulla colonna ed un fumetto visualizzerà il contenuto della DESCRIZIONE.
Ritorniamo ai nostri pulsanti. Se fate clic su REGISTRA, la fattura verrà contabilizzata automaticamente, ecco cosa potete impostare...
Il programma carica automaticamente il file XML, imposta la causale contabile collegata alla fattura, in questo caso SPESE ENERGIA ELETTRICA, vi propone di importare il contenuto del documento. Visto che si tratta di una fattura di spese. Qualora desiderate maggiori informazioni basta fare clic sulla relativa i (info).
Fate clic sul pulsante AVANTI, ed ecco la vostra fattura contabilizzata automaticamente...
La compilazione di tutti i dati é del tutto automatica, non vi rimane altro che controllare, quindi premere sul pulsante REGISTRA per confermare la contabilizzazione.